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그룹웨어, 어떻게 시작해야 할까요? # 그룹웨어 정의 # 유형 # 완벽 정복!

기능 활용팁

by 다우오피스 2022. 8. 22. 16:31

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안녕하세요🙋‍♀️
올인원 플랫폼 다우오피스 입니다!

오늘은 그룹웨어에 대해 알아보도록 하겠습니다.

아마 많은 스타트업이나 중소기업같이 규모가 크지 않은 기업에서는 부서 간의 협업을 할 때
부서 간의 협업과 소통이 중요하게 강조되고 있고 업무를 보다 빠르고 효율적이게 처리할 수 있는
그룹웨어 대해 관심이 많으실 텐데요~🙂

현재 그룹웨어 시장에 워낙 다양한 업체들이 있어 어떤 업체를
선정할 건지에 대한 어려움이 많으실 겁니다.

오늘은 그룹웨어 도입을 고민하시는 여러분들에게 도움을 드리기 위해
이번 포스팅을 시작해 보겠습니다~!


그룹웨어란 무엇일까?


💡그룹웨어란?

그룹웨어란 기업이나 어떠한 그룹 작업을 지원하기 위한 컴퓨터 시스템의 약칭으로써,
조직원들 간의 정보나 프로세스를 공유하며 업무의 효율성을 높이고
조직원 간의 업무를 협업할 수 있도록 도와주는 업무용 소프트웨어입니다.

쉽게 말해, 업무에 필요한 메일, 전자결재, 보고, 문서관리, 메신저 등 수많은 기능을
하나의 시스템으로 구축하여 의사소통을 원활하게 하고 업무의 효율을 높일 수 있도록 하는
기업 내 소프트웨어라고도 할 수 있습니다.

따라서 그룹웨어란 소규모/중소기업 등 모든 기업에서 기업 업무가 효율적이기 위해서 사용되고,
기업 내의 정보를 보다 쉽게 공유하며 편의성이 증대하는 효과를 가져올 수 있습니다.


그룹웨어의 필요성


그렇다면 왜 그룹웨어를 도입해야 하는지,
그룹웨어가 기업 내에서 어떤 기능을 하는지 알아야겠지요!

그룹웨어란 어떤 기능을 할까요?

1. 그룹웨어를 도입하면 기업 내 생산성이 증가합니다.

그룹웨어의 도입으로 인해 가장 큰 효과는 생산성이 증가한다는 점입니다.

조직원들 간의 협업과 업무 공유는 원활한 업무 진행을 위해 꼭 필요합니다. 업무를 하다가 조직원과의 의사소통이
잘되지 않아 정보가 누락되거나, 업무 진행에 차질이 생긴 적이 있으실 텐데 이런 경우에 참 당황스럽습니다.

이는 기업 내 업무의 효율성을 떨어트리기 때문에 그룹웨어가 도입된다면 기존의 소통을 위한 여러 문서가
생략됨으로써 불필요한 절차가 감소되고 신속한 일 처리가 가능합니다.


2. 기업 내 제품 품질이 향상됩니다.

그룹웨어 기능으로 인하여 내부 조직원 서로 간의 의사소통이 원활해지기 때문에 
제품이나 서비스에 관한 내용을 공유하며 제품에 관한 의견을 나눌 기회도 많아져서 제품의 생산성이 향상될 수 있습니다.

사내 그룹웨어 메신저 사용 등으로 인해 제품의 생산과정에서 조직원들 간의 한층 더 원활한 의사소통과 업무 분담 등으로 인해 
제품 생산에 대한 많은 논의를 함으로써 생산된 제품의 품질은 더 향상되고 신제품 출시 주기도 줄어들 것입니다.

또한, 고객의 요구 사항들을 조금 더 쉽게 수렴할 수 있고 고객의 니즈에 좀 더 빨리 대응할 수 있습니다.

 

3. 조직원들 간의 협업 가능합니다.

보통 업무를 보시다 보면 다른 부서와 함께 협업을 하여 프로젝트를 진행하는 경우가 종종 있으실 겁니다.

평소에 어떠한 업무를 처리하려면 상사나 사내 직원분들께 직접 대면하여 결재 보고나
하기 어려웠던 이야기를 하게 됩니다.

그럴 때마다 일일이 각 부서에 방문하여 업무를 하는 것이 아닌 그룹웨어를 활용하게 되면
모든 업무와 관련된 기능이 한 시스템 안에 있기 때문에 보다 편리하고 신속한 일 처리가 가능합니다.

이처럼 그룹웨어는 기업 내 자료나 조직원들의 원활한 커뮤니케이션 및 정보 공유를 통해 업무 효율성이 올라가게 되고
기업의 경쟁력을 높이기 위해 그룹웨어가 필요하다고 할 수 있답니다~🤓


그룹웨어 종류


아마 기업 내 그룹웨어 도입을 고려하고 계신다면 '구축형 그룹웨어'와 '클라우드형 그룹웨어'라는
용어를 많이 보셨을 겁니다. 아마 이 2가지 중 가장 고민을 하게 되실 텐데요.

쉽게 말하자면 구축형은 중견기업, 대기업과 같은 규모를 갖춘 기업이 고객사가
사내에 서버를 직접 구축하고 설치하는 것이고,
임대형은 소규모, 중소기업과 같은 기업들이 서버를 임대하여 사용하는 것을 의미합니다.

구축형은 고객사가 사내에 직접 서버를 구축하고 설치하므로 운영 부담과 비싼 비용 때문에
규모가 작은 스타트업이나 중소기업은 그룹웨어를 도입하기가 어려웠었습니다.

반면에 클라우드형은 규모가 있는 기업의 서버를 임대하여 사용하는 형태로써,
커스터마이징 제한될 수 있으나 클라우드 사업주가 서버 운영 및 관리 등
모든 운영을 지원해 주기 때문에 관리 및 운영 부담이 적고 시간과 비용을 절감할 수 있습니다.

따라서, 이러한 장점들로 인해 스타트업/ 중소기업뿐만 아니라 많은 기업에서
클라우드형 그룹웨어를 주로 사용을 하고 있답니다!🙂


그룹웨어 도입을 해야 하는 경우는?


그렇다면 어떤 기업에 그룹웨어를 도입해야 할까요?💁‍♀️

우선, 기업 내에서 업무를 효율적으로 처리하기 위해선 조직원들 간의 의사소통이 잘돼야 하는 것이 최우선입니다.

이러한 관리를 하기 위해 각각의 부서별, 조직원들의 기업 메일, 메신저, 결재 정보 등 외주를 맡겨
관리를 하게 된다면 관리의 어려움뿐만 아니라 업무 시 한 번에 동기화하기에 너무 많은 정보량이나
서비스가 많아 업무를 처리하는 효율성이 떨어집니다.

따라서, 이러한 이유 때문에 그룹웨어 도입이 기업에 꼭 필요하다고 말씀드릴 수 있습니다.


이와 같이, 기업 내에서 의사소통이나 정보 공유는 굉장히 힘드실 겁니다.

다우오피스를 도입하게 된다면 회사 업무에 필요한 그룹웨어 20가지 기능과
경리회계, 경영지원 기능도 함께 사용할 수 있답니다~😊


만약 다우오피스의 그룹웨어를 도입하게 된다면?


다우 오피스의 경우 웹브라우저를 통해 시간과 장소 없이
업무를 효율적으로 수행할 수 있습니다.

 

그럼 이제 다우 오피스의 그룹웨어 도입에 대해 살펴보도록 하겠습니다✋


다우오피스 그룹웨어는 다른 그룹웨어와 어떤 점에서 특장점을 가지고 있을까?


그럼 지금부터 다우오피스 그룹웨어가 어떤 특화된 기능을 가지고 있는지 총 4가지로 나누어서 말씀드리겠습니다.

1️⃣합리적인 금액
10인 미만 기업은 평생 무료! 10인 이상인 경우 합리적인 비용으로 사용 가능합니다!
2️⃣20가지 업무 기능
다우오피스는 올인원 플랫폼으로써 업무에 필요한 20가지 기능을 제공합니다!
3️⃣PC와 모바일 연동
모바일 연동으로 인해 시공간 제약 없이 어디서든 업무에 대한 확인이 가능합니다!
4️⃣특화된 보안 서비스
메일, 서비스, 계정, 모바일 등에 언제 어디서나 빈틈없는 보안 정책으로 안전합니다!


다우오피스를 선택하신다면
업무 관리의 기본적인 메일부터 전자결재, 경리회계, 경영지원 등 현업에 필요한 20가지 업무 기능을 제공합니다.

보통 그룹웨어 프로그램을 이용하시려는 고객 사분들 말씀을 들어보면
초기 도입 비용이 부담되어 구매를 망설이시는 분들이 꽤 많으실 텐데요!

이 경우 다우오피스 그룹웨어가 적절하다고 생각합니다.

그렇다면 이제 어떤 기능을 제공하는지 궁금하지 않으신가요~?🤔


다우오피스 그룹웨어는 어떤 기능을 가지고 있길래?


 

자, 그럼 다우오피스의 그룹웨어에 대해 궁금하실 겁니다.

다우오피스는 그룹웨어에 특화된 프로그램을 가지고 있습니다.
이제부터 각각의 기능들에 대해 살펴보도록 하겠습니다!


기업에 특화된 협업 기능을 제공하는 '그룹웨어'

1. 자유로운 양식 편집이 가능한 ‘전자결재’
전자결재는 100여 종의 양식을 무상 제공하고 자유로운 양식 편집이 가능합니다!

전자결재에 필요한 결재, 반려, 전결, 후결, 합의, 열람 등 그룹웨어를 쓰지 않는 오프라인 회사 결재 프로세스를
온라인으로 쉽고 빠르게 지원하고, PC가 아닌 모바일로도 원 클릭으로 결재와 실시간 의견 공유가
가능하며 간편하게 결재를 할 수 있습니다.

2. 스마트한 온라인 포스트잇 ‘ToDO+’
회사 업무 중에 기억해야 할 일들을 간단히 적고 원하는 대로 분류하여 편리하게 관리할 수 있습니다!

해야 할 일이나 업무, 이슈 등을 위에 있는 사진과 같이 카드 형식으로 만들어 쉽고 편리하게 관리할 수 있고,
포스트잇처럼 카드에 라벨을 지정할 수 있어 업무를 각각 다르게 구별할 수 있습니다.

3. 똑똑한 업무 비서 ‘보고’
놓치는 부분 없이 간편하게 업무보고할 수 있습니다! 

보고서 운영자가 사전에 설정한 보고 양식에 따라 업무 보고가 진행되므로 맞춤형 보고서를 작성할 수 있고,
UI 형태로 표현하여 보다 직관적으로 확인할 수 있습니다.

4. 편의성 높은 ‘자료실’
기업이 가진 중요한 자산인 각종 자료들을 쉽게 체계적으로 관리할 수 있습니다!

전사 자료실과 개인 자료실로 구분되어 조직원들의 파일 보관과 공유가 용이하고,
협업하는 동료와 함께 손쉽게 파일을 공유하여 번거로움을 줄일 수 있습니다.

5. 다양한 기능을 연계한 ‘주소록’
개인 혹은 기업 내에서 수집하고 있는 고객의 정보를 통합적으로 관리할 수 있습니다!

주소록을 통해 메일 발송을 할 수 있는 연계된 기능을 제공하고, 다양한 그룹 지정이나
가져오기/내보내기 기능을 통해 자주 연락하거나, 기억할 필요가 있는 연락처를 저장하고 관리합니다.

6. 실시간 공유하는 ‘캘린더’
기업 내, 팀 내에 동료의 일정까지 확인하여 협업과 소통을 더 효율적으로 할 수 있습니다!

 내 스스로의 일정을 효율적으로 관리할 뿐만 아니라, 동료들의 일정 또한 확인할 수 있어
쉽게 빠르게 일정을 관리할 수 있습니다.
또한, 알림 기능을 가지고 있어 중요한 일정도 놓치지 않고 관리가 가능합니다.


기업에 원활한 소통 기능을 구현하는 '그룹웨어'

1. 믿고 사용할 수 있는 ‘메일’
기업의 메일을 안전하게 사용하고 사용자 별로 대용량 메일 첨부를 최대 5GB를 제공합니다!

 

최근 발송한 메일 기록, 조직도, 주소를 자동으로 검색하여 보다 쉽게 입력할 수 있습니다.
이로 인해 원하는 메일을 저장할 수 있고 빠르고 정확하게 찾아서 확인이 가능합니다.

2. 편리하고 정확한 ‘근태관리’
PC 및 모바일로 출/퇴근을 체크하여 근무내역을 실시간으로 확인하고 근무 유형을 관리할 수 있습니다!

기본 근무시간 (주 40시간),연 근무시간(주 52시간) 초과 시 각각에 대한 알림과 같이
다양한 근태 기능 제공으로 관리 업무도 줄이고 사용자는 쉽고 편하게 근무 시간을 관리할 수 있습니다.

3. 기업의 업무 자산 ‘문서관리’
문서관리를 꼼꼼하게 관리가 잘 이루어져야 회사의 전반적인 운영이 가능합니다!

기업 내에서 공유하고 관리할 수 있어 불필요한 공간 차지나 지난 문서를 찾느라
시간 낭비를 할 필요가 없이 문서 보존 및 이력 조회가 가능합니다.

4. 클릭 한 번으로 열리는 ‘화상대화’
언택트 시대에 장소 제약 없이 화상대화로 일상적인 대화를 나눌 수 있습니다!

별도의 외부 앱 설치나 로그인 필요 없이 PC나 스마트폰만 있다면
언제 어디서나 자유롭게 채팅, 대화, 화면 공유가 가능합니다.

5. 수평적 의사소통 ‘커뮤니티’
기업 내 모임 공간을 통해 자유롭게 소통할 수 있습니다!

사내 동호회나 소모임, 스터디와 같은 기업 내 작은 모임 공간으로서 회사 생활을 벗어난 자유롭게
동료들과 함께하는 즐거운 소통 공간을 제공합니다.

6. 모바일로 편리한 ‘설문’
간단하게 설정을 하여 누구나 설문을 만들고 바로 참여할 수 있습니다!

누군가의 의견이 듣고 싶을 때 누구나 간단하게 설문 등록을 하여 조직원들 간의 의견이 많이 반영될 수 있고,
직관적인 차트로 확인하여 실시간 결과 확인이 가능합니다.

7. 공유 자산의 관리 ‘예약’
기업 내 조직원들 간의 공유 자산 일정을 공유할 수 있습니다!

공동으로 사용하는 자산을 온라인으로 실시간 예약/대여 현황을 파악하고,
이러한 예약/대여로 인해 효율적인 기업의 자산 사용이 가능합니다.

8. 편리한 내용 공유 ‘게시판’
우리 회사의 중요한 주요 공지사항을 모두에게 공유할 수 있습니다!

전사 혹은 부서별로 기업 내 소통을 할 수 있고, 공개/비공개 게시판으로 인해 익명 보장도 가능합니다.
또한, 신규 게시물을 메일로 확인함으로써 조직원들 간의 커뮤니케이션이 원활하게 가능합니다.


다우오피스만의 차별화된 특화 기능을 제공하는 '그룹웨어'

1. 원하는 대로 골라 쓰는 맞춤형 협업 서비스 ‘Works’
다우 오피스 만의 그룹웨어 특화 기능으로써 다양한 직무, 업종, 업무에 다용도로 활용할 수 있는 700여 개의 앱을 골라서 원하는 대로 사용할 수 있습니다!

기업에 필요한 기능을 별도의 코딩 없이 쉽게 만들 수 있어 비용과 인력을 절감할 수 있고,
700여 개의 템플릿을 무료로 제공하여 업무를 원활하게 진행할 수 있게 도와줍니다.

2. 기업 서비스를 연결하는 ‘Link+’
기업에 필요한 다양한 서비스를 혜택과 함께 도입하고 무료로 연동하여 다양한 기업 서비스를 사용할 수 있습니다!

별도의 가입 없이, 로그인 한 번으로 다양한 기업 서비스를 무료로 연동이 가능하고
기업에서 사용하는 다양한 서비스를 통합 관리 및 사용하여 편리한 사용성을 가지고 있습니다.

3. 언제 어디서나 편리하게, ‘ PC 메신저’
시공간 제한받지 않고 언제 어디서나 편리하게 업무 확인이 가능합니다!

사내 메신저로써 시간이나 장소에 구애받지 않고 동료와의 실시간 소통으로 인하여 협업과 업무의 효율성이 증가하고,
모바일에서도 PC와 같이 동일하게 확인 및 사용할 수 있습니다.


그렇다면 제일 중요한 비용은?


지금까지 다우오피스 그룹웨어의 기능들에 대해 설명드렸습니다.

막상 그룹웨어를 도입하려고 해도 비용 때문에 선뜻 쉽게 도입을 꺼려 하시는 분들을 위해
저희 다우오피스가 준비한 비용에 관련하여 말씀드리려고 합니다.

그렇다면 어떤 이유에서 타사보다 큰 메리트를 가지고 있을까요?

바로, 10인 미만 기업분들은 이 모든 기능을 비용 부담 없이
클라우드 공유형을 💰'무료'로 이용 가능하다는 점입니다!

이와 같이, 저희 다우오피스 그룹웨어는 타사보다 합리적인 금액을 제공해 드리고 있습니다.

10인 미만 기업이 아니라도, 지금 기업에 그룹웨어를 도입하시려고 고민 중이시라면 기업에 필요한 20가지 기능들을 
무료로 체험 / 상담하실 수 있으시니 지금 당장 하단에 있는 배너를 클릭해 보세요!

 

▲ 해당 배너를 클릭하시면 다우오피스 홈페이지로 연결됩니다.

 

 

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