고객사 마음 속 원픽 기능! 전자결재의 모든 것

 

인정할 수 밖에 없는 전자결재의 편리함.

아직 전자결재의 신세계를 경험해보시지 못했다면

전자결재 시스템을 도입해야 하는 이유부터 알아야겠죠?

 

다우오피스 신규 고객사 대상으로 한 설문조사에 따르면

도입 결정에 가장 크게 기여한 기능은 바로 전자결재였습니다!

고객사 마음 속 원픽 기능, 전자결재의 모든 것에 대해 파헤쳐보도록 하죠!

 

 

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세계적으로 결재선에 따라 결재가 이루어지는 국가는 한국과 일본이 대표적입니다.

서열에 따른 업무 처리, 의사결정이 수직적으로 이루어지는 것이 대부분이기 때문인데요.

이러한 수직적 절차에 따른 결재문화가 반영된 기능이 전자결재입니다.

해외 협업툴에서는 찾아볼 수 없는 기능 중 하나라고 할 수 있죠.

 

 

[전자결재 기능이 없는 협업툴 'Slack']

 

 

전자결재 기능의 필요성

 

전자결재의 기본 구조는 수직적인 의사결정 체계에 따른 결재선 기반이지만

최근 결재문화가 간소화되면서 결재라인과 보고체계가 축소되고 있습니다.

 

이를 반영한 전자결재는 서명이나 도장을 직접 받을 필요없이

PC와 모바일을 통해 클릭만으로 결재할 수 있도록 변화하고 있습니다.

따라서 의사결정 속도가 더욱 빨라지는 효과를 얻을 수 있습니다.

 

 

 

수많은 결재문서를 보관하고 관리해야 하는 종이결재와는 달리

전자결재는 결재정보를 쉽게 기록, 보존할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

전자결재함에 저장된 결재 문서들은 원하는 대로 분류할 수 있고,

검색을 통해 필요할 때 언제든지 확인할 수 있습니다.

또한 지난 결재문서를 참조문서로 연결하여 간편하게 첨부할 수도 있죠.

 

 

[다우오피스 전자결재 기능에서 제공하는 문서함 분류 기능]

 

 

약속된 형식은 있어야 한다.

 

전자결재 기능의 핵심은 바로 결재양식입니다.

결재양식은 통일된 양식을 통해 문서 작성 시간을 최소화하고

결재자 간 소통을 더욱 원활하게 해줍니다.

 

 

[전자결재 샘플양식을 제공하는 다우오피스]

 

결재양식은 기업마다 차이가 있어 자유롭게 구성하고 변경할 수 있어야 합니다.

ERP나 타 시스템과의 연동이 필요한 경우도 결재양식 편집기에 반영될 수 있다면

보다 간편하고 효율적인 결재체계를 구축할 수 있습니다.

 

 

[다우오피스 전자결재 양식편집기]

 

진행되고 있는 중요한 업무들과 의사결정이 필요한 상황에 대해
일목요연하게 파악할 수 있다.

- 결재 승인자 -

업무에 대한 책임감을 높일 수 있다.
결재 진행상황을 실시간으로 파악할 수 있다.

- 결재 담당자 -

 

 

전자결재 속도는 결재 승인자에 의해 결정된다.

 

최근 많은 기업에 전자결재 시스템을 도입하고 있는데요.

주52시간 근무제에 따른 준비 중 하나가 전자결재 시스템 개편으로 나타났습니다.

(모바일에서도 결재 처리가 가능한 시스템 구축이 주된 이유라고 하네요!)

 

 

[출처: 한국경제연구원 600대 기업 조사 보도자료]

 

기업에서 전자결재를 도입하려는 이유는

 

첫째, 종이문서를 통한 대면결재가 이루어지는 경우에

자원낭비와 비효율적 결재과정 등을 해소하기 위해서입니다.

 

둘째, 전자결재 프로세스는 명확하고 단순하기 때문입니다.

실시간으로 결재 과정을 확인할 수 있고, 투명하고 신속한 결재 기록이 가능합니다.

 

여기서 '의사결정이 빠르다.'의 문제는 사실 '시스템'보단 '사람'의 문제라고 생각합니다.

(전자결재를 올려도 1분만에 결재 하는 승인자가 있는가 하면..하루 이상 걸리는 경우도 있죠.)

 

 

관리의 체계성은 높이고, 불필요한 형식은 최소화하는 것이 정답

 

한편, 전자결재는 기업의 생산성을 낮추기 때문에 필요없다고 생각할 수도 있습니다.

하지만 누가 어떤 업무를 어떻게 왜 했고, 얼만큼의 비용이 소요됐는지를

한눈에 파악하기에는 전자결재보다 더 좋은 것은 없죠.

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물론 회계 기록은 회계 시스템을 통해 확인할 수 있지만

그에 대한 배경 정보는 모두 전자결재에서 확인이 가능합니다.

 

 

[불필요한 과정을 최소화한 다우오피스 모바일 전자결재]

 

전자결재를 통해 체계적으로 관리하되 결재 단계를 줄이고

의사결정권자를 간소화하는 것이 필요합니다.

 

어떤 기업에서는 전자결재 시스템이 있음에도 불구하고

여전히 보고는 보고대로 하고, 전자결재는 결재대로 올리기도 합니다.

대면보고 후 전자결재로 이어지는 이중결재를 최소화 하는 것도 중요하겠죠?

 

전자결재 시스템 도입을 고민하고 있거나, 이미 도입해서 사용하고 있다면

빠른 의사결정, 빠른 결재, 빠른 업무처리를 위해서

결재과정을 최소화하는 것을 우선 고민해 보는 것이 어떨까요?

 

 

 

 

다우오피스 고객사가 선택한 전자결재 기능을

자세히 알고 싶다면 아래 링크를 클릭하세요!

 

 

 

 

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