메일 전송 전 필수 확인! 비즈니스 메일 제대로 쓰는 법 5가지 📧 (메일 용어, 비즈니스 글쓰기, 업무 메일 예절)

 

안녕하세요! 💙
올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다.

 

"수많은 비즈니스 메일을 작성했지만, 아직도 너무 어려워요. 😥"

 "비즈니스 메일에 익숙하지 않은 신입이라 잘 모르겠어요."

 

혹시... 오늘도 힙겹게 비즈니스 메일 작성을 마치셨나요?

 

그렇다면 이번 글을 더욱 집중해서 읽어주세요!

다우오피스가 비즈니스 메일에 관한 모든 것을 차근차근 알려드릴게요. 😎 

 

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[목차]

1. CC? FW? 알아두면 무조건 쓰는 비즈니스 메일 용어

2. "안녕하세요"는 그만! 용건을 파악할 수 있는 제목 작성

3. 핵심 내용만 쏙! 비즈니스 메일 본문 작성 방법

4. 전송 버튼 클릭 전 확인! 비즈니스 메일 유의사항

5. 1%의 일잘러가 활용하는 다우오피스 메일 기능

 

1. CC? FW? 알아두면 무조건 쓰는 비즈니스 메일 용어

"스피키 사원, 우람 팀장님께 메일 보낼 때 꼭 오늘 대리 BCC 넣어서 보내도록 해요."

"BCC...?"

 

비즈니스 메일은 팀원 및 회사 간 소통 수단으로 활용되고 있죠.

특히, 메일을 통해 수많은 업무가 처리되는 만큼 비즈니스 메일에 등장하는 용어를 알아두는 것은 필수입니다.

 

여러분도 스피키 사원처럼 모르는 메일 용어가 등장해 곤란했던 경험이 있나요?

 

다우오피스가 직장인 여러분을 위해 꼭! 알아야 하는 비즈니스 메일 필수 용어를 알려드릴게요. 😉

아래의 용어들은 자주 사용되는 용어이니, 알아두도록 합시다!

CC = 참조 (업무와 관련된 사람들을 메일에 포함하는 것)
BCC = 숨은 참조 (참조와 달리 메일의 수신자들은 서로의 수신 여부를 알 수 없어요.)
FW = 전달 (받은 메일을 전달하는 것, '포워딩한다'라고 표현하기도 해요.)
RE = 회신 (받은 메일에 답장하는 것)
전체회신 = 받은 메일의 발신인, 수신인, 참조인 모두에게 답장하는 것
송부하다 = 메일, 문서 등을 보내는 것
FYI = 참고로 알아두어야 할 사항
FWD = 이전에 받은 메일을 다른 사람에게 보내는 것

 

✨ 다다 대리님이 말씀하신 BCC는 숨은 참조였네요!

 

보너스! 🎁 자주 헷갈리는 날짜&기간 용어도 함께 알려드릴게요!

이 용어도 알아두면 여러분은 비즈니스 메일 마스터가 될 수 있어요.

작일 = 어제, 전날
금일 = 오늘
명일 = 내일, 익일, 다음날

작주 = 전주, 지난주, 이 주의 바로 앞의 주
금주 = 이번 주
내주 = 차주, 다음 주

 

2. "안녕하세요"는 그만! 용건을 파악할 수 있는 제목 작성

혹시 비즈니스 메일을 보낼 때,

스피키 사원처럼 "안녕하세요! ㅇㅇ입니다!" 라고 제목을 작성하신 경험이 있으신가요?

 

이렇게 비즈니스 메일 제목을 작성하면, 의도를 한번에 파악하기 어려워 수신자의 빠른 답변을 기대하기 힘들죠.

이메일 제목만 읽어도 어떤 용건으로 메일을 발신했는지, 얼마나 중요한지 파악할 수 있다면

수신자의 더욱 빠르게 답장할 수 있을 거예요.

 

스피키 사원이 제목을 수정해보았다고 해요. 메일 작성 의도를 잘 파악할 수 있는 제목이 되었군요! 🎉

 

다우오피스와 함께 올바른 비즈니스 메일 제목 작성 방법을 알아볼까요?

1. 말머리 활용하기: 제목을 작성할 때는 대괄호를 활용해 제목의 맨 앞에 말머리를 적어주세요! 말머리를 작성하면, 비즈니스 메일의 주제를 명확하게 전달하여 수신자가 내용을 쉽게 이해할 수 있어요.

2. 간결하고, 명확하게: 제목은 간단하고 이해하기 쉽도록 작성합니다. 한눈에 읽기 편하고 기억하기 좋은 3~4어절로 작성하는 것이 좋아요.

3. 주요 키워드 포함하기: 메일의 핵심 내용을 제목에 포함해, 수신자가 쉽게 내용을 파악할 수 있도록 해요. 수신자가 메일의 내용을 빠르게 파악할 수 있어요.

4. 필요 시 날짜 포함하기: 특정 날짜와 관련된 비즈니스 메일이라면, 제목에 날짜를 포함해 주세요. 수신자가 빠르게 이해할 수 있도록 도와줍니다. ex. [다우오피스] 2025년 3월 3일 회의 일정 안내

 

3. 핵심 내용만 쏙! 비즈니스 메일 본문 작성 방법

제목 작성 방법까지 알아보았으니, 이제 비즈니스 메일의 본문을 작성해야겠죠!

비즈니스  메일 내용을 명확하게 작성하지 않으면, 불완전한 표현이나 정보를 받은 수신자가 여러분의 의도를 잘못 이해할 수 있어요. 😥

 

 

비즈니스 메일은 ‘인사 → 내용 → 맺음말’의 순서로 작성해요.

1. 인사: 상대방의 이름과 직위를 언급해요. 그 후, 자기소개에서 자신의 소속과 직책을 밝혀요.

2. 내용: 메일을 보낸 목적, 요청드릴 내용 등을 구체적으로 작성해요. 중요하거나 강조해야 할 부분은 볼드체, 색상 변경 등을 통한 강조 표시를 하는 것도 좋은 방법이에요! 또한, 수신자가 메일을 읽고 취해야 하는 행동을 구체적으로 언급해주세요. 스크롤을 하지 않아도 한 눈에 모든 내용을 볼 수 있도록 간결하게 작성하는 것이 BEST!

3. 맺음말: 감사하다는 말과 함께 마지막 인사를 담은 맺음말로 마무리하면 돼요. 답장 요청, 확인, 검토, 사과, 거절 등의 목적을 분명하게 담아 정중하게 작성하면 끝!
❗ 맺음말로 '수고하세요.'라는 표현은 사용하지 않는 것이 좋아요. '수고하다'는 '일을 하느라고 힘을 들이고 애를 쓰다'라는 의미를 가지고 있어, 가급적 피하는 것이 바람직합니다.

 

4. 전송 버튼 클릭 전 확인! 비즈니스 메일 유의사항

비즈니스 메일 작성이 완료되었습니다!

메일 전송 버튼 클릭 전, 아직 중요한 단계가 남아있어요. 😎

 

아래의 유의사항을 확인 후 비즈니스 메일을 전송하면 끝!

1. 수신자 확인: 메일을 보내는 대상이 맞는지, 올바른 이메일 주소인지 확인

2. 제목 점검: 메일 제목이 정확하고 명확한지, 내용을 잘 전달하는지 확인

3. 본문 내용 검토: 내용이 간결하고 명확한지, 필요한 정보가 모두 포함되었는지, 강조해야 할 부분이 잘 표시되었는지 확인

4. 첨부파일 확인: 첨부파일이 올바르게 첨부되었는지, 파일의 내용이 정확한지 확인

5. 문법 및 맞춤법 체크: 오타나 문법 오류가 없는지 최종 점검

6. 형식 일관성: 메일 형식이 일관되게 유지되고 있는지 확인 (예: 글씨체, 크기 등)

7. 행동 요청 명확화: 수신자가 어떤 행동을 취해야 하는지에 대해 분명히 언급했는지 확인

8. 마감일 확인: 응답이나 확인이 필요한 경우, 기한을 명확히 제시했는지 점검

9. 정중한 인사: 인사말과 마지막 맺음말이 적절하게 작성되었는지 확인

 

5. 1%의 일잘러가 활용하는 다우오피스 메일 AI 기능

비즈니스 메일 작성 방법을 모두 익혔지만, 아직도 어렵게 느껴지신다고요?

다우오피스 메일을 이용하면 쉽고 간편하게 작성할 수 있어요!

 

이미 다우오피스를 이용하는 일잘러들은 적극적으로 활용하고 있는 꿀팁! 바로 다우오피스 메일 AI 기능입니다.

다우오피스 메일에는 똑똑한 AI 기능이 포함되어 있다는 사실! 🤭 알고 계셨나요?

 

비즈니스 메일 작성 시 다우오피스 메일에서 편리하게 활용할 수 있는 AI 기능을 알려드릴게요. 😎

 

🔍 다우오피스 메일 AI 요약, 작성 기능

 

다우오피스 AI 메일 요약 / AI 메일 작성 기능

• 메일 요약: 수많은 비즈니스 메일 중 핵심적인 내용만 빠르고 정확하게 요약해요. 양식에 딱 맞는 길이로 문장을 요약해서 작성하고, 가독성 있는 형태로 요약 형태를 변경할 수도 있어요.
• 메일 작성: 비즈니스 메일을 AI가 자동으로 작성해서 추천해 줍니다! 양식에 딱 맞는 길이로 문장을 요약해서 작성해, 간결하고 명확한 문장을 작성할 수 있어요. 또한, 상황에 맞는 문체로 변경해주기 때문에 더욱 적합한 메일을 작성할 수 있죠!

 

🔍 다우오피스 메일 템플릿 제작 기능

반복되는 메일, 비슷한 답장용 메일의 경우 '템플릿'이 있다면, 비즈니스 메일 작성에 소요되는 시간을 줄일 수 있어요!

다우오피스 AI 기능에 포함된 메일 템플릿 제작 기능을 활용해 보세요.

다우오피스 메일 템플릿 기능

• 업무 협조 요청, 회의 참석 요청 등 반복적으로 사용하는 메일 템플릿은 직접 생성해서 활용할 수 있어요.
• 목록에 없지만 필요한 템플릿은 자유롭게 만들어서 활용할 수 있어요.

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다우오피스가 알려드린 비즈니스 메일 작성 방법이 도움이 되셨나요?

비즈니스 메일은 자주 사용되는 업무 소통 수단 중 하나이기 때문에,

올바른 메일 작성 방법을 익혀두는 것은 필수입니다.

 

다우오피스 메일에는 AI 기능이 탑재되어 있어

편리한 초안 작성과 요약, 답장 자동 생성을 도와줘요.

 

또한 테라스 메일을 탑재하여 메일을 안전하게 사용할 수 있고,

동시에 기업메일 작성부터 발송, 확인까지 전 과정을 편리하게 만들어 주는 기능이 갖춰져 있어요.

 

다우오피스 메일에 대해 더욱 자세히 알고 싶으시거나,

도입 상담을 받고 싶으시다면 아래 배너를 클릭해 주세요. 😊

 

▲ 다우오피스 도입문의