그룹웨어 교체 시 체크리스트! (교체 시 고려할 4가지 필수사항)

그룹웨어 교체 시 체크리스트

​안녕하세요!

올인원 업무플랫폼 다우오피스입니다🥰

 

혹시 그룹웨어 교체를 검토하고 계시나요?

회사에서 사용하는 그룹웨어가 있지만 잘 활용하지 않으시나요?

혹은 시스템이 낙후되어 교체를 고민하고 계시나요?

 

업무 효율을 높이기 위해 그룹웨어를 도입했지만

그룹웨어를 도입하고도 제대로 못쓴다면

결국 바꾸는 게 답이겠죠!

 

하지만 그​룹웨어를 한번 도입하면, 교체하기란 쉬운 일은 아닙니다.

 

핸드폰에 다운로드해서 사용하다가 마음에 안 들면 지워버리는 앱과 달리,

그룹웨어는 전 직원이 모두 함께 사용하는 시스템이기 때문이죠.

 

지금부터 그룹웨어 교체를 검토 시 고려해야 할 4가지에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.

 

 

01. 기존 데이터 이관

기존 그룹웨어 내 저장된 메일, 전자결재, 게시판 등 중요 데이터 이관 지원 문제가 발생합니다.

메일의 경우 대부분 기본적으로 백업 기능을 제공하지만

게시판이나 전자결재의 경우 백업 기능을 제공하지 않는 경우가 많고, 백업을 받더라도 백업 받은 데이터를 활용하기란 쉽지 않습니다.

특히 구축형 그룹웨어를 사용하시는 경우 데이터 이관이 수반되지 않으면 업무에 큰 차질이 생길 수 있어 비싼 비용이 들더라도 데이터 이관을 진행하게 됩니다.

 

다우오피스는 데이터 이관 검증(샘플링 표본검사, 이관 데이터 건수 및 용량 비교)을 통해 유실되는 데이터 없이 그룹웨어 교체가 가능합니다.

반대로 다우오피스를 사용하시다가 타사로 이전하고 싶다면, 메일/ 전자결재 / 게시판의 경우 기본으로 제공되는 백업 기능을 통해 편리하게 데이터를 백업 받으실 수 있습니다.

 

02. 교체 시 소요비용

구축형 교체 도입으로 인한 비용 문제가 발생합니다.

구축형 교체 시 어마어마한 초기 도입 비용이 들고, 도입 후 제품 버전 업그레이드마다 지속적인 추가 비용을 지불해야 합니다.

다우오피스는 월 과금 방식의 구형 제품으로 초기 도입 비용을 줄일 수 있습니다.

또한 초기 도입 비용과 월 과금 비용 이외에 추가적인 유지 보수 및 업그레이드 비용이 발생하지 않아 기존 구축형 대비 최대 80% 저렴한 제품입니다.

 

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03. 신규 그룹웨어 적응 및 변화관리

신규 그룹웨어를 도입 시 기능 및 활용방법에 대한 적응 시간이 소요되어 불가피한 업무 지연이 발생합니다.

그렇기 때문에 교체하고자 하는 그룹웨어의 UI가 직관적인지, 사용법에 대한 안내가 잘 이루어지고 있는지 등을 반드시 확인해 보아야 합니다.

다우오피스는 그룹웨어 교체 후 적응을 위해 두 개의 사이트를 제공합니다.

💡교육센터: 핵심 기능에 대한 교육 영상 콘텐츠 제공 사이트

💡고객케어라운지: 메뉴별 가이드, 자주하는 질문 등 전반으로 필요 정보 제공 사이트

또한, 실시간 채팅 상담 및 전화 문의가 가능한 고객센터를 운영해 빠르고 정확한 기술 지원을 받으실 수 있습니다.

 

04. 공급사의 안정성 및 지속적인 업데이트

구축형 그룹웨어를 교체하는 고객의 이유 중 하나는 사용하던 그룹웨어 제품의 단종 및 유지 보수 중단 이슈 등이 있습니다.

다우기술은 그룹웨어 업체 중 가장 큰 규모를 자랑하는 공급사로 유지 보수 중단 이슈를 최소화하여 안정적인 제품 제공이 가능합니다.

이미 많은 고객사가 다우기술의 안정성과 합리적인 가격정책을 믿고 다우오피스로 교체/도입하고 있습니다.

또한 지속적인 업데이트와 무상 업그레이드 정책을 통해 항상 최신의 그룹웨어 기능을 활용할 수 있습니다.

 

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다우오피스의 연동 기능으로 더 편리해지는 업무처리 비법도 알려드리도록 할게요!

 

다우오피스 클라우드 설치형을 사용하시는 경우라면

유연한 시스템 환경으로 폭넓은 호환성을 확보하실 수 있습니다.

멀티 브라우징은 기본이고 Legacy 연동까지 폭넓은 호환성을 제공합니다.

※서비스형의 경우 제휴가 되어있는 일부 시스템과 사전에 정의된 표준 연동만 가능합니다.

 

그룹웨어를 중심으로 경비관리/ ERP / HR / 근태 프로그램과 연동을 하면 보다 편리하게 업무를 처리할 수 있게 됩니다.

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ERP 연동

업무 기안, 업무협조, 지출결의, 품의서 등 ERP 12종 연동

ERP ↔ 그룹웨어 간 다양한 전자결재 연동 사례를 보유하고 있습니다.

가령 다우오피스 전자결재에서 전표 데이터를 입력 후, 결재 상신을 하게 되면 연계된 ERP 데이터베이스를 통해 자동으로 ERP에 전표가 생성되어 데이터가 자동 등록되는 프로세스입니다.

(더존 IU, iCUBE, 영림원 K-System의 경우 표준 연동 API 정의)

 

 

HR / 인사시스템 연동

휴가 신청, 교육신청 등 HR 5종 연동

최근 주 52시간 근로제 이슈가 대두되면서 인사 관리 특히 근태 및 연차 관리에 대한 문의가 많습니다. 다우오피스 제공 기능 중 [e-HR] 근태관리 기능이 포함되어 있기 때문에 기본적인 인사카드 관리 및 근태, 연차 관리가 가능합니다. 하지만 별도 인사 시스템을 구축하여 관리하신다고 한다면 그룹웨어와 계정 연동이 가능합니다.

 

 

경비처리(Bizplay) 연동

법인카드 및 영수증 관리

경비 지출 서비스 비즈플레이는 기존 종이 영수증을 대체하고,

사용 내역 확인부터 최종 결재까지 전체 경비 지출을 관리하는 서비스입니다.

비즈플레이에서 모바일 영수증을 제출하면 다우오피스 전자결재에서 사용내역을 확인하고 승인 절차가 진행되게 됩니다.

※ 국내 서비스형 그룹웨어 최초로 연동 서비스를 제공하고 있습니다.

 

 

출입통제시스템 연동

ADT 캡스 출입 내역과 근태관리 연동

ADT캡스의 출입통제 시스템 (카드, 지문, 얼굴인식 등)을 통한 인증 후 쌓인 출입 내역이 다우오피스와 연동되어 '근태관리'메뉴에서 확인할 수 있습니다.

간단한 API 설정으로 빠른 연동이 가능하기 때문에

다우오피스 서비스형을 사용하실 계획이시라면 반드시 연동하여 사용하시는 것을 추천드립니다.

※서비스형에 한 해 무상 연동 지원

※ 연동개발비의 경우 별도이며, 세부 스펙 확인 후 산정됩니다.

(일부 시스템에 한하여 무상 연동 지원)

 

 

 

 

업무 효율성을 제대로 높이는 그룹웨어, 신중하게 결정해 오래 사용하시길 바랍니다.

다우오피스는 무료 체험도 가능하니 고민이 되신다면 체험 먼저 해보시고

결정하시는 것도 좋을 것 같아요🌟

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이상 올인원 업무 플랫폼 다우오피스였습니다.

감사합니다🥰

 

다우오피스 무료 체험